人材紹介業界|RPA|導入事例

【導入事例】株式会社 エリメントHRC様「RPAでスカウト業務を自動化!業務時間1/2に短縮、顧客満足度1.5倍にアップ」



株式会社 エリメントHRC
https://www.element-hrc.com/
採用コンサルティング事業部
佐藤 博紀様
大上戸 李奈様

医療業界に特化した人材紹介
―御社の事業内容について教えてください
佐藤:医療業界に特化した人材紹介を行っており、医師・看護師・薬剤師など医療に従事する方の転職を支援しています。
また、製薬業界や医療機器業界、ヘルステックや医療業界のDX関連の転職支援を行っています。
ご本人のキャリア志向や将来性を見据えて、異業種から医療業界へ未経験者の転職支援も行います。

スカウト通数を確保するために他社RPAを導入、エラー対応がネックに
―RPAを導入する前の業務の状況と、その時お持ちだった課題について教えてください。
大上戸: 弊社ではコンサルタントがスカウト業務を行っていますが、「求人サイトの満足度とエントリー数を上げる」というミッションが新たに加わり、達成するためには1日一人当たり2000通ものスカウトを打つ必要が出てきました。
マンパワー的にさすがに難しいだろうという問題に直面しました。

―RPAの導入を検討するきっかけについて教えてください。
佐藤: RPAでスカウトを自動化できるのは、以前から知っていました。
ミッション達成のためにはRPAは不可欠であり、また競合他社でもRPAを活用し始めていたので、市場傾向の変化に対応する必要もあると判断し導入することになりました。

―弊社のRPAを選定された理由について教えてください。
佐藤: 御社のRPA導入前に、他社のRPAサービスを利用していました。
しかし、エラーが出るたびにRPAが停止してしまい、原因も分からないため解決するのが大変でした。
エラーを解決しさらに設定を修正するのにも時間がかかり、結果的にスカウトを人手でやるのとあまり差がない状況でした。
これではRPAを導入した意味がないので、御社にご相談することになりました。

―弊社のRPAを導入されてエラーの問題は解決しましたか?
大上戸: 御社のサービスは設定もアウトソーシングでお任せできて安心でした。
エラーが出た場合でも次の処理に移るよう設定してもらえたので、処理が止まることなくスカウト業務がスムーズにできるようになりました。
エラーメッセージも具体的で分かりやすいため扱いやすいです。
何より「RPAの面倒を見なくていい」のがありがたいですし、困った時の御社の対応も迅速で助かります。


佐藤 博紀様

2媒体でのスカウト業務をRPAで自動化
―現在はRPAでどのようにスカウト業務を行っていますか?
佐藤: 2媒体のスカウト業務に3台のRPAを使っています。
最初に活用した媒体でスカウト業務がうまくいったため、さらに別媒体のスカウトも自動化しました。
そのうち1媒体では2台のRPAを使い、「新着求職者へのアプローチ用」と「既存求職者への再アプローチ用」と使い分けをしています。

大上戸: RPAと人手を使い分けてスカウト業務を行っているのですが、RPAのスカウト担当者は私たち2名で行っています。
さらに15名の前後のコンサルタントもスカウト業務を行っています。
医薬品や医療機器の開発などの職種は専門的なので、RPAでは条件設定がしにくく、担当コンサルタントが確認した上でスカウトを打つ必要があります。またRPAの運用ができない媒体も人手で対応しています。

スカウト配信数アップ、業務時間は半分に短縮
―RPAの導入効果はいかがですか?
佐藤: 配信数は社内全体で大幅にアップしました。それに合わせてエントリー数も確保できています。
また、人的なミスがなくなりスカウト業務自体の質が上がったと思います。

その他の効果はありましたか?
大上戸: 私は、以前はスカウト業務がメインだったのですが、その時間を別の業務に使うことができるようになりました。
また、他のコンサルタントも以前はスカウト業務に一番時間がかかっていたのですが、その時間が半分以下になりました。
重要な業務である面談も時間内で対応できるようになり、残業時間も短縮できました。


大上戸 李奈様


スカウト精度が向上し、媒体での「満足度評価が1.5倍」にアップ
―スカウトの精度をあげるために何か工夫はされていますか?
佐藤: 弊社では求職者様の満足度を上げることは、顧客満足度を最大化する上でとても重要なポイントだと考えています。
RPAでは条件を細かく設定して、その条件に合う方だけにスカウトを打っています。
一人一人の求職者様に、「いかに満足してもらえるコンサルができるか」が重要ですので、大前提として条件に合った方にエントリーしていただく必要があります。

RPAでは「1求人あたり50以上」の条件を設定し、対象者を絞った上でスカウトメールを配信しているので、ぴったりの方にエントリーしていただけるようになりました。
その結果、スカウトの精度があがり、媒体での満足度評価が1.5倍にアップしました。 

大上戸: スカウトメールを受け取った求職者様が、エントリーを検討される際に必要な情報を少しでも多く提供できるように心がけています。
弊社では、求人情報だけでなく独自に集めた情報も追加しています。

業界未経験の方には、医療業界の特長をしっかりお伝えし、年収や勤務地なども含めてご希望に沿った求人情報をご提供できるようにしています。
また経験者の方には、弊社が医療業界特化のエージェントであることをお伝えすると安心していただけるようです。

スカウトの配信時間などで工夫はされていますか?
大上戸: 新規会員様には、弊社のスカウトメールがなるべく早く届くよう、朝一で配信設定をしています。
最初に届くのと、何十通も後に届くのとでは反応が違います。
返信率の高い時間は朝7時~9時、夕方18時~21で通勤時間帯が高い傾向があるようです。

改善策を「同じ目線で一緒に検討できる」のがメリット
スカウトの条件はどのように見直しをされていますか?
大上戸: 御社とスカウト媒体と弊社の3社で、月に1度打合せの場を設けています。
スカウト配信通数やエントリー数などの実績を見ながら、検索軸や案件の見直しを行います。
御社からも「スカウトが打てていない時間」などの情報提供を受け、少しずつ配信時間をずらすなど工夫します。

佐藤: 配信時間では、どの時間にどの職種のスカウトを打つのか戦術も考えていきます。
また、文面の変更や対象者がいるのにスカウトが打てていない案件があれば対策をします。 これらを行っていく中でどんどんスカウト精度が上がっていった印象です。

弊社は人材業界特化でRPAソリューションをご提供していますがメリットはありましたか?
大上戸: スカウト媒体ごとに条件やルールが違うのですが、御社はそのあたりも把握されていて、ツーカーで話が通じてとてもスムーズでした。

佐藤: 対応が細やかなのが助かります。媒体担当者含めて3社間で同じ目線で話ができて目標達成のために協力しあえるのがいいですね。 

今後、RPA化したい業務はありますか?
大上戸: ATSから自社の基幹システムへの求人更新を自動化したいです。
入力やステイタス管理が大変で、業務にかかる時間と人数を考えると月間200時間くらいかかっているので、自動化できたらマンパワーを大幅に削減できるのでとても助かります。

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