人材紹介業界|RPA|導入事例

【導入事例】ジャスネットコミュニケーションズ株式会社様「RPA導入で他社求人媒体への情報登録を自動化! 登録件数10倍でエントリー数もアップ」

 

ジャスネットコミュニケーションズ株式会社
https://www.jusnet.co.jp/
コーポレートコミュニケーション部
リーダー 松本 博希様
リーダー 山野 由香利様 

会計、税務、経理・財務分野に専門特化し採用に関するソリューションをご提供
―御社の事業内容について教えてください
山野:弊社では、会計、税務、経理・財務分野に専門特化し、人材紹介と人材派遣事業をメインに、実務教育や、求人広告事業などのビジネスを行っています
最近では、在宅で働きたい方向けに業務委託の仕事のご紹介もしています。
どのサービスも一貫して、公認会計士や税理士などの有資格者をはじめとして、一般企業の経理部門や、会計事務所、税理士法人などで、会計分野のプロフェッショナルとして働く方を対象としています。

他社求人媒体への求人情報登録を手作業で行うもメンテナンス上の問題発生
―RPAを導入する前の業務の状況と、その時お持ちだった課題について教えてください
山野:弊社では、顧客情報や求人情報を基幹システムで管理しています。
求人情報は、営業担当者がクライアントからお預かりしてきた情報を基幹システムに登録します。
それを求人媒体に登録するのですが、自社求人媒体の場合は、基幹システムと連動し自動登録する仕組みができていました。

しかし、他社求人媒体の場合は、基幹システムの情報を手作業で登録する必要があり、データを1件1件該当する項目にコピペしていました。
単純作業の上、1件登録するのに平均15~20分と時間もかかります。複数の求人を、複数の媒体に登録するのはかなりの労力でした。

松本:求人をすべて登録できればいいのですが、他業務との兼ね合いもあるため、限られた時間内でできる範囲でしか登録できず、鮮度の高い求人をタイムリーに登録できないという問題もありました。


山野 由香利様

山野:求人情報をすべて登録しきれないので、情報を添付せずにスカウトを送ることもありました。
その場合、返信率が思わしくなく、ムダ打ちとなる可能性もあり、求人情報は必須だと思いました。

また、基幹システムに求人がクローズしたと情報更新されても、他社媒体にタイムリーに反映できず、メンテナンスが行き届かないという問題もありました。
もしクローズした求人をスカウトメールで送ってしまった場合、求職者様からご返信いただいても、募集を締め切っているため、ご案内することができません。
弊社の信頼が損なわれる上、ご登録の見合わせとなり機会損失につながります。そうならないための対策が必要でした。

RPA導入で求人情報登録を自動化!導入前比10倍の求人情報をタイムリーに登録
―RPAを導入された後、業務はどのように変わりましたか?
山野:基幹システムに登録した情報を他社媒体に自動で登録できるようになりました。
セットした情報に問題がないかを、事前に最低限チェックはしますが、導入前の約10倍の求人を登録でき、常に新鮮な求人情報をお届けできるようになりました。

また、クローズした求人を自動で削除できるようにもなりました。
「クローズした求人情報をご案内しない」という自社媒体の運用ポリシーと同じ運用ができるようになり、本当に助かっています。

今までやり切れていなかった業務をしっかりこなせるようになり、担当者1人分くらいの業務量をRPAが代行してくれています。他社媒体をフル活用できるようになりました。



松本 博希様

人材業界特化だから「自動化の意図」や「媒体の特性」を理解した上で提案してくれる
―弊社のRPAを導入いただいた理由をお聞かせください
松本:御社を含めて3社のサービスを比較検討しましたが、その中で御社を選んだ理由は、同業他社で多くの導入実績がある点、価格面でもランニングコストにお得感がある点の2点です。
導入を決めてから稼働開始までの間も、弊社の意図をくみ取って要件をスムーズに反映し、サポートしてもらえました。

―弊社は「人材業界特化」「完全アウトソーシング」でRPAサービスをご提供していますがメリットはありましたか?
山野:人材業界に特化しているので、媒体の仕様や特性を分かった上で、RPAの設計・運用・サポートのイメージを共有でき、改善や調整などの提案をしてもらえたのが助かりました。
毎月、振り返りも丁寧にやっていただいています。設計、納品で終わりではなく、「結果を出すためにどうすればいいか」という点を一緒に考えてもらえるのが心強いです。

松本:自社でRPAを運用しようとすると、専用サーバーを立て、ログ確認やトラブル対応も自社でやらなければなりません。御社サービスではすべてフォローしてもらえてシステム担当者の手間が省けるので助かります。

また、通常ですと私が外部のメーカーやシステム会社と仕様決めや要件定義をするところ、RPAに関しては御社にお任せできて、本来ならこちらで気づいて相談すべきことを、逆に提案してもらえたのが良かったです。
改善点も随時提案してもらえて、対応にもスピード感があります。非常に費用対効果が高いと思っています。

「この業務はRPAで自動化できないか?」という業務効率化の視点が生まれた
―業務の自動化で他の業務に何か影響はありましたか?
松本:社内システムにおいて「最終的にRPAで処理するかもしれない」ということを前提に、システム設計を検討するようになりました。
新規サービスを始める際、最初は人手で業務をこなしていても、途中で規模が大きくなり手間がかかるようになる場合があります。
従来なら人を増やすことを考えるのですが、RPAで自動化できないかと考えるようになり、それを前提にデータ設計や業務フローを考慮するようになりました。

山野:今までは、例えば大量のデータをコピペするような作業は「自分が汗をかけばいいか」と考えがちだったのですが、業務自動化の実績ができたことで、「人手ではなくRPAで自動化できないか?」と考えるようになりました。
手元の業務も「もっと効率化できないか?」という視点で見るようになり、意識の面でも変化がありました。

RPAにとどまらず「ソリューション」を提案してほしい
―今後、RPA化したい業務はありますか?
松本:Webサイトからの情報収集を自動化できるといいなと思います。
例えば、特定業種の求人情報を自動収集し分析すれば、マーケティング活動に活用したり、営業リストを作成したりと活用の幅が広がると思います。元となるデータの情報収集にRPAを活用したいです。

―最後に弊社に期待することがあればお聞かせください
山野:今でも十分にサポートしていただけて満足しています。
今後、いろいろと状況も変化していくと思うので、その対応について引き続きサポートしていただきたいです。
また、人材業界内のRPA導入事例をたくさんお持ちなので、私たちが気付かないような部分でも、ご提案してもらえればありがたいです。
他部門でも業務改善ができるかもしれないので、ぜひお力添えいただきたいです。

松本:RPAに限らず、業界内での課題やソリューションについてもご提案いただき、相談に乗ってもらえたら嬉しいです。

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