採用業務(中途・新卒)|RPA|コラム

採用業務(中途・新卒)のRPA導入前に知っておくべき稼働後のリスク1「ロボットが止まる」

RPAは、PCでの繰り返し作業を含む「定型業務」を軽減する非常に有効なツールですが、「導入すること」が目的ではなく、ロボットをしっかり稼働させ、ビジネス上の数字に貢献できるよう運用することが重要です。

RPAの運用方法は「設定や運用を誰が行うのか」で大きく2つのパターンに分かれます。
1.自社設定型 → 自社内でRPAツールの設定・運用を行う。
2.アウトソーシング型 → 外部の担当者が設定・運用を行う。

「1.自社設定型」の場合、社内にシステムの専門知識がある担当者がいて、RPAの運用もサポートする事がベストです。
何故なら、ロボットは「人のように考えること、学習することが苦手」なため、想定外のことが発生すると、人なら簡単に回避できるような事でも停止してしまうからです。

特に、RPAの運用開始直後は想定していないエラーが起きやすく、軌道に乗るまでの一定期間はエラー対応の多い時期でもあります。
また、日々順調に稼働していても予期せぬ理由でロボットが止まる事があります。

システムの専門知識がないと適切な対応ができず、業務が止まってしまうリスクがあり、さらにはRPAの利用自体をあきらめてしまう・・という事態も起こり得るのです。
採用業務(中途・新卒)では下記のようなエラーが想定されます。


●「採用業務(中途・新卒)」のRPAでロボットが止まる原因


 ■求人情報サイト・スカウト/オファーサイト
 
 ・サイトのレスポンスが遅く処理が途中で終了
 ・想定していなかったポップアップ画面が表示される
 ・スカウト/オファーサイトからの強制ログアウト
 ・求人媒体の不具合や障害・メンテナンス
 ・サイトの仕様変更で画面のレイアウトが変更される
 ・サイトの仕様変更でチェックボックス処理が追加される
 ・スカウト送信数が上限に達しエラー発生
 ・スカウト対象リストの結果数が上限に達しエラー発生
 ・不要なスペースが原因で検索条件が認識されず処理がスキップされる
 ・求人媒体のパスワードを変更してしまいログインできない

 ■ATS(採用管理システム)システム 
 ・ATS(採用管理システム)からの強制ログアウト
 ・ATS(採用管理システム)の不具合や障害・メンテナンス
 ・ATS(採用管理システム)のレスポンスが遅く処理が途中で終了
 ・お知らせ等、想定していなかったポップアップ画面が表示される

 ■ブラウザ
 ・データ容量の制限でエラー発生
 ・ブラウザの強制終了
 ・検索条件結果数が想定以上となり読み込みできずブラウザエラー発生
 ・ブラウザのバージョンアップでエラー発生

 ■その他
 ・求人媒体側のIP制限によりアクセス不可
 ・EXCELファイルの共有違反
 ・短時間に大量のメールを送信しメールサーバエラー
 ・CSVとEXCELのファイルデータ形式ミスでエラー発生


いかがでしょうか。
ロボットが止まってしまう原因は実に多岐にわたります。
エラーの原因を究明し、適切な対応を行い正常稼働に戻す事が重要です。
しかし「自社運用でシステムの専門知識のあるエンジニアが不在」の場合、RPAの設定・運用には、下記のようなリスクも考えられます。

●自社設定・運用に伴うリスク「エラー対応に追われる」

自社でRPA設定・運用する場合のリスク


エラー対応に追われ、本来のビジネスに集中できない

・処理が中断していることに気づけず1週間も業務が止まっていた
・原因調査に時間がとられ本来のビジネスに集中できない
・原因が特定できない
・担当者が多忙ですぐに対応できない
・担当者しか内容を把握しておらず不在時に誰も対応できない
・担当者が退職してしまい誰も対応できない

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▼「エラー対応フロー」に沿って解決

【1】弊社エンジニアが異常を検知(または、お客様からエラーについてお問合せあり)
【2】お客様にご連絡し今後の対応についてご相談
【3】弊社エンジニアが原因を調査
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▼アウトソーシング型のメリット
●採用業務(中途・新卒)に精通したエンジニアが、ロボットの稼働状況を常時チェック
●異常があった場合は、問題解決に向けて速やかに対応
●「採用業務(中途・新卒)のRPAエラー処理」のノウハウが蓄積されているため、スムーズな対応が可能
●システム上のエラー処理に、社内リソースを割く必要がない

RPAを安定して稼働させる事ができれば、「ノンコア業務をロボットにまかせ、人間は本来の業務に集中する」ことができます。
自社内でのRPA運用に不安がある場合は、設定・運用を外注できるアウトソーシング型がおすすめです。