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13.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(リマインドメール配信編)

人材会社にとっての最重要ミッションは、クライアントである「登録者」と「求人企業」をマッチングし、双方にとって有益な「転職と採用」を支援する事です。

そのためには、両者と細やかなコミュニケーションを取りながら、案件を管理していく必要があります。
ここで重要なのはタイミングです。

タイミングを逸してしまうと、求職者も求人企業も他社案件に流れてしまう可能性もあり、そのまま機会損失につながってしまう恐れがあります。

組織的に案件ごとのスケジュール管理を徹底し、個人のスキルに依存することなくCAやRAがタイミングよく動けるのが理想的な姿と言えます。


「機微を捉えてアクションを起こす」といった微妙な判断は人間にしかできませんが、「定型的なTODOを管理しリマインドメールを配信する」といった機械的な処理はRPAで代行することができます。




●スケジュールを管理しリマインドメールを配信

基幹システムを導入している人材会社では、システム上でステータスやスケジュールの管理をされていると思います。
定型的なTODOに対しては期限を設けて管理するのが一般的です。

設定した期限までに、登録者や求人企業からのアクションがない場合、CAやRAから改めてメールや電話で打診や依頼をする必要があります。
しかし、工数がかかる上、他の業務に忙殺されてうっかり打診や依頼漏れをしてしまう・・・という事もあるのではないでしょうか。

RPAを活用すれば「登録者」や「求人企業」に対して、設定した期限に従い「定型のリマインドメール」を自動送信することができます。
人がスケジュールを管理しながらアクションを促さなくても良いので、非常に効率的な使い方といえます。

●例1:対登録者へのリマインドメール配信
・面談後の職務経歴書回収を促す
・ジョブ打診後の結果返答を促す

●例2:対求人企業へのリマインドメール配信
・書類推薦後の結果回答を促す
・面接後の結果回収を促す

いかがでしょうか。
上記以外にも、「リマインドメール自動配信」の使い道は工夫次第です。
機械的に処理できる業務はロボットに任せ、空いた時間で人にしかできない営業活動に集中する事ができるようになります。

弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」は『人材業界(人材紹介・人材派遣)』に特化してご提供しています。
人材業界で定型業務の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

●まとめ:「リマインドメール配信」RPAでこんなに変わる

RPA導入前

●登録者と求人企業の案件進捗を管理し、期限内にアクションがない場合はメールや電話でアクションを促す。
●打診漏れや依頼漏れが発生する場合がある。
ロボット社員なら!
あらかじめ定めた期限に従い自動でリマインドメールを配信できる 
効果あり!

打診漏れや依頼漏れがなくなり的確な進捗管理・スケジュール管理が可能になる
●人は、コミュニケーションが必要な営業活動に集中できる
●機械的なスケジュール管理をロボットに任せる事ができる




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