RPA|コラム

14.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(社内基幹システムデータメンテナンス編)

●基幹システム登録データの重複チェックとマージ

「基幹システム(人材紹介・派遣管理システム)」を導入している人材会社(人材紹介・人材派遣)が抱える問題の1つに、「同一人物の重複登録」があります。

「同じ登録者が複数の媒体から求人に応募してしまった場合」や「過去の登録者から再度応募があった場合」に、基幹システムに、同じ登録者の情報が複数レコード登録されてしまうことが原因です。

この重複データをチェックし、適切にマージ(名寄せ)していかないと下記のようなトラブルが発生してしまいます。

 ・検索した際に、同一人物が何件も表示されてしまう
 ・過去の活動履歴など、必要な情報にたどり着けず適切なフォローができない

このトラブルを回避するために、「登録データの重複をチェックしマージする」必要があるのですが、データを1件1件比較して、項目ごとにどのデータを更新するか判断し、変更していくのは手間のかかる作業です。
そのため、新たに下記のような問題が発生してしまうケースがあります。

 ・重複件数が多いため、担当者が目検チェックし、データをマージするのに1日がかり
 ・週末の登録者が多いため、月曜日に業務がまわらなくなる

掲載媒体数が増えると、重複チェックとマージ作業にかなりの時間とコストがかかり、さらにこの作業が終わらないと、他の業務に取り掛かれないなど、業務の非効率化を招いている場合もあるようです。



●登録データ重複チェックとマージをRPA化した場合

この作業にRPAを導入すると業務は下記のように変わります。

・作業時間を大幅カット&夜中に作業も可能
社内基幹システムをロボット社員が自動操作し、あらかじめ定めた条件に従い、データの重複チェックとマージ作業を行います。例えば月曜の朝一にメンテナンスが完了するよう夜中に作業することも可能です。

・ミスなく確実に重複チェック&マージ
ロボット社員なら「ミスなく確実に」重複チェック&マージするため、チェック漏れやマージミスも防止できます。
いかがでしょうか。条件を定めてそのルールに従って重複チェック&マージすることで機械的に処理が可能となります。
項目ごとに条件設定することも可能です。

弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」は『人材業界(人材紹介・人材派遣)』に特化してご提供しています。
人材業界で定型業務の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

●まとめ:「登録データの重複チェックとマージ」RPAでこんなに変わる

RPA導入前

●重複件数が多いため、担当者が目検チェックし、データをマージするのに時間がかかりすぎる
●週末の登録者が多い場合、月曜日に業務がまわらなくなる
ロボット社員なら!
あらかじめ定めた条件に従い、登録者の重複データをチェックし自動でマージ処理 
効果あり!
●作業時間を大幅カット&朝一にメンテナンスが完了しているよう夜中に作業もできる
●ミスなく確実に重複チェック&マージ



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