RPA|コラム

失敗知らず!RPAの導入は「スモールスタート」で!

 

 

・RPAで自動化してしっかり運用に乗るのか?

・RPAにいきなり重要な業務を任せてしまって本当に大丈夫なのか?

・自動化に対する現場の不安感をどう取り除いてコンセンサスを獲得するか?

 

上記のようなお悩みはございませんでしょうか。

これらに有効的なRPA導入の進め方が、「スモールスタート」です。
今回は、RPAを導入する際のスモールスタートの重要性についてご紹介いたします。

 

●RPAで自動化したい業務がたくさんある。あれこれ一気に始めたい!
 →あれもこれも同時にRPAで自動化、しっかり運用に乗るのか?


「RPAを導入してさまざまな業務を一気に自動化し運用に乗せる」

これは非常に難しいことです。もしかしたらほぼ不可能と言っても過言ではないかもしれません。

ルールに基づいて稼働するシステムであるRPAはどうしてもエラーが発生してしまいます。そしてその修正対応を行わなければRPAは再び稼働することができません。RPAのしくみや特性を理解していないまま一気にいろいろな業務を自動化してしまうと、修正対応をする箇所が一気に増えて考慮漏れが発生してしまう可能性があります。この考慮漏れに気付けない間RPAは停止してしまうため、普段の業務にも支障が出てしまう危険性があります。

この状況を防ぐためには、1つずつ着実に積み上げていく「スモールスタート」が重要になってきます。一気に自動化するのではなく、まずは何か1つの業務に絞ってRPAで自動化することをおすすめします。先ほどもお話ししたように、RPAはエラー1つでストップしてしまいます。人からRPAに変換して業務を行った際、想定外の事象が起こらないとも限りません。そのため一気に自動化するのではなく、まずは1つの業務をRPAの特性を理解しながらしっかりと運用に乗せ、それから徐々に別業務にも拡大していくことが成功のカギとなります。

 

●RPAで自動化したい業務は非常に重要で肝の部分。
 →いきなり重要業務をRPAに任せるなんて本当に大丈夫なのか?


「本当に自動化したい業務はなかでも非常に重要な業務」

売上にも直結するような大事な業務をいきなりRPAに任せてしまって大丈夫なのか、なんて場合もあるかと思います。RPAでうまく運用できるのか不安なまま自動化してしまうことは非常に危険です。

上記のリスクを考慮するには、まずは比較的影響の出にくい簡単な業務から自動化を進めていく「スモールスタート」で解決することができます。いきなり本命の重要な業務でRPAを使うのではなく、まずは別業務で試してみることをおすすめします。このスモールスタートを行う理由として、以下2つが考えられるためです。

 

・RPAのしくみ、特性をよく理解する必要があるため。

・RPAの導入にあたって、社内の運用体制を整える必要があるため。

 

1つ目は前述しているため割愛し、ここでは2つ目について詳しくご説明します。

オペレーション内にはRPAで自動化した場合にも人手が必ず介入してきます。そのためRPAの導入にあたって、社内の運用体制を整えて標準化する必要があります。自動化してみたら実は人手が必要な部分があった!なんてことが重要な業務で発生してしまっては大変です。

また、自動化してみてはじめてわかる運用体制もあります。RPAを運用するにあたり、「関係者や担当者の明確化」や「運用方法の定義と周知」が必要となりますが、それらを導入前に漏れなく整理することができないこともあります。導入後に整えることがあるならば、重要な業務で行うよりも影響の出にくい簡単な業務で行う方がリスクは軽減されると思います。

そしてこれら運用体制は、自動化する業務の規模が大きくても小さくても基本的には変わりません。このスモールスタートを通して構築した運用体制を、次は本命の業務へと応用することが可能となります。そのため、まずは影響の出にくい簡単な業務で社内の運用体制を整えていくところから始めることが非常に重要になっていきます。

 

実際に別業務からRPAをご導入いただいて業務フローの改善を行い、うまく運用に乗せられたのちに本命の自動化したい業務へと自動化を展開された会社様の事例もございます。詳細は以下リンクよりご覧いただけます。

 

 

 

●これが現場のリアルな声「本当に自動化して仕事は回るの?」
 →社員の不安感を払拭し、コンセンサスを獲得することはできるのか?


人材会社様の定型業務を自動で行うことのできるRPAですが、「本当にRPAに業務を任せて大丈夫なのか?」と不安感を抱かれている現場の方々も多いのではないでしょうか。

 自動化に対する不安感を拭うには、RPA導入のイメージや効果、またその成果を明確に表すことがポイントになります。

先にも述べた通り、比較的影響の出にくいような簡単な業務を自動化する「スモールスタート」がここでも有効的です。RPAに任せた業務がたとえ小さなものであったとしても、実際にRPAの効果や成果を目の当たりにすることで活用イメージがグッと湧きやすくなります。そして現場の方々がRPAに対して抱いていた不安感が、徐々に安心感や期待へと変化していくことで、自動化を進めることが可能となります。

 

●まとめ


スモールスタートは、「RPAをしっかりと運用に乗せて効果的に活用する」という意味でも、「社内のコンセンサスを獲得する」という意味でも非常に重要であることがお伝え出来たかと思います。

RPAのことをよく理解し、もともとあった不安感が払拭されて安心感や期待へと変化することで、業務の効率化・自動化は確実に進んでいくはずです。

 

まずは「スモールスタート」で!RPA導入を進めていきましょう!

 

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