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23.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(媒体エントリーデータ登録)

人材業界において「基幹システム」を導入している場合、通常、すべての登録者情報は基幹システムで管理します。
社内で情報を共有しアクションを起こすための第一歩として、タイムリーな登録が必要となります。

「求人サイトからエントリーがあった場合」「スカウトサービスでオファーし実名が公開された場合」など、登録者の情報を入手次第、登録していきます。

しかし、登録者の情報はサイトによってフォーマットや項目が異なる場合があるため、項目名を目で確認しながら1件1件コピー&ペーストで登録していくのは手間がかかります。

また、登録件数が多い場合は、登録作業をしている間にタイムラグが発生してしまい、次のアクションの遅れにもつながりかねません。

21.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(入社確認メール配信)

●入社日に出社を確認するメールを配信する
人材業界(人材紹介)の定型業務の1つに、求職者の採用が決定し入社日を迎えると、求人企業の人事担当者に「求職者が出社したかどうか」を確認する業務があります。

確実に入社したことを確認した上で、請求処理などの事務処理に進む必要があるからです。

この定型業務は、案件が成立するたびに発生します。
人材会社の多くは基幹システムで「入社日」を管理し、入社日になると、営業担当者が求人企業の人事担当者あてに問合せメールを送信し、確認されているのではないでしょうか。

確認漏れを防止するために、管理サイドの担当者やアシスタントが営業担当者をフォローするケースもあるかもしれません。
しかし、いずれも人...

22.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(請求書発行)

人材業界に限らず、どの企業でも行う定型業務といえば「請求書発行」です。
Excelで1件1件請求書を作成し送付する場合、時間もかかり大変です。
何より、ミスが許されない業務なので、入念にチェックするのにも非常に時間がかかります。

▼請求書の作成
「請求先会社名」「担当者氏名」「請求項目」「金額」「求職者の氏名」「日付」「宛名」などの項目を1つ1つ入力し、最後に誤りがないかチェック

▼請求書の送付
<メールで送付する場合>
請求書にPWを設定し先方の担当者あてにメール送信、PW通知メールも併せて送信
「メールの宛先ミス」や「PW設定ミス」がない...

「通勤時間〇分以内」の求人情報をマッチング「SF-地図マッチングサービス」

「看護師」「薬剤師」「保育士」「介護士」などの職種の方は、ワーク・ライフ・バランスの観点から「通勤時間」を重視される傾向があるようです。

人材会社にも「求職者の希望する通勤時間に合った求人」を紹介することが求められます。

例えば「通勤30分以内」という条件の場合、自宅から職場まで「ドア to ドア」で30分以内の求人を紹介する必要があります。
この「30分」には、「自宅から駅までの徒歩時間」「電車での移動時間」「駅から職場までの徒歩時間」が含まれることになります。
「マイカー通勤」を希望される場合もあることでしょう。

これらをすべて考慮して勤務時間検索を行い「通勤30分圏内」の求人を洗い出して紹介するのは、なかなか至難の技です。
実際は「通勤30分圏内」...

20.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(6か月以内離職者数確認)

職業紹介事業者は、厚生労働省の運営する人材サービス総合サイトにおいて、職業紹介の実績に関する情報提供を行うことが義務付けられています。

複数ある報告義務の1つに「就職から6か月以内に解雇以外の理由で離職した者の数」があります。

人材サービスを利用して就職した登録者が、就職して6か月後に紹介先の企業で就業しているかの確認を行い、報告する義務があるというものです。

この業務を人手で行う場合は、基幹システムより対象者を抽出し、就業先企業の人事担当者あてに一通一通メールを作成して配信し、戻ってきたメールを元に集計&報告する必要があります。
(注)返戻金制度に基づき手数料を返戻等した者の数を集計することにより離職者数を集計しても差...

19.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(与信審査・反社チェック)

求人企業と新規取引が発生する際に欠かせないのが「与信審査」と「反社チェック」です。
「反社チェック」は求人企業のみならず、登録者に対しても行う必要があります。

どちらも重要な業務ではありますが、手間も時間もかかる業務です。
まとめて一括でチェックするのが難しいため、担当者が一件一件、チェックする場合が多いのではないでしょうか。 

「与信審査」や「反社チェック」は、社内のルールに基づき確認するため、やるべき作業が明確で、毎回同じ操作が発生する定型業務です。
パソコンで同じ作業を繰り返し行う業務はロボットの得意分野ですので、この業務はRPAで自動化することができます。

18.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(登録者向けフォローメール)

人材業界(人材紹介・人材派遣)では、「登録者数をいかに確保するか」が重要な経営課題ですが、登録者のフォローはさらに重要となります。

登録後間もない方、選考が進んでいる方などの「アクティブな登録者」は、タイムリーに手厚くフォローできているケースが多いと思います。
しかし、登録から少し時間が経っている方、選考が一旦落ち着いた「非アクティブな登録者」のフォローはいかがでしょうか。
フォロー漏れや遅れは発生していないでしょうか。

今はアクティブでない場合でも、適切なコミュニケーションを継続していくことで、次のエントリーの機会へとつなげていくことができます。
この登録者を「フォロー登録者」として管理し、定期的に登録者にあった「新着求人情報」や「注力求人情報」をお届けする「フォローメール」を...

17.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(求人企業向け掘り起こしメール)

人材業界にとって既存の顧客企業との良好な関係を継続し、次の新規求人の獲得機会につなげていく事は、重要な営業課題です。
そのためには、既存顧客に対してコンスタントに営業活動を続けていく必要があります。

しかし、リアルタイムで求人がない場合、ついつい営業活動が疎かになってしまうことがあります。
これをカバーし、新規求人の開拓につなげていくためには「フォローメール」を送信することが有効です。

登録者の「職種」「経歴」「年齢レンジ」「お勧めコメント」などを記載したメールを、クライアントの採用担当者あてに配信することで、興味のある人材情報に目を留めてもらうことができます。
また月に1度くらいの頻度で情報をデリバリーすることで、企業とのコンスタントな関係づくりにも役立ちます。

16.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(自動マッチングメール配信編)

人材会社の基幹システムには、日々、新たに開拓してきた求人情報が登録されます。

この新着求人情報と、基幹システム内の登録者情報をマッチングさせ、ヒットした登録者にJOB打診を行います。

新着求人情報が登録されたら、速やかにマッチングを行い、タイムリーにJOB打診することが必要ですが、実際には対応が遅れてしまったり、マッチング漏れが発生したり、適切な対応ができない場合もあるかと思います。

しかし、せっかく開拓した求人情報を、対象となる登録者の元にタイムリーに届けられなければ、機会損失につながってしまいます。

15.RPAのデメリット ~考える事は苦手~

人間がPCの画面上で行う操作を、事前に設定したルールに基づいて自動的に再現できる「RPA(Robotic Process Automation)」。
RPAは「ルール化できて」「PCで業務が完結する」作業を得意とし、繰り返し同じ作業をするような「定型業務」を代行してくれます。
業務効率化に即効性がある一方で、下記のような苦手分野(デメリット)があることも頭に入れておく必要があります。



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