RPA|コラム

受動喫煙防止に関する法改正 人材会社が迫られる対応とは?【RPAで必須項目チェック】

2020年4月1日から、求人情報上での受動喫煙防止措置の記載が義務化されました。

この記事では、受動喫煙防止措置の記載義務化に対して人材紹介会社はどのような対応を取る必要があるのか、またRPAをどのように活用できるのかご紹介します。

 

受動喫煙防止措置の記載義務化とは?

受動喫煙は健康に悪影響があるとされており、行政などを中心に受動喫煙防止の取り組みが行われています。

しかし以前までの対応は努力義務に留まるか、もしくは地域ごとの条例という形での対策でした。

今回、改正健康増進法の施行で受動喫煙防止が義務としてルール化されることになったのです。

 

改正健康増進法の施行にともない、2020年4月1日から職業安定法施行規則で以下の改定がなされました。

従業員の募集を行う者に対しては、どのような受動喫煙対策を講じているかについて、募集や求人申込みの際に明示する義務を課すこととする。

※厚生労働省 健康増進法の一部を改正する法律(H30.7.25公布)審議時資料 より

 

従業員募集の際に、企業としてどのように受動喫煙対策を行っているかについての明示が義務として課されるようになったことがわかります。

具体的な例としては、求人票の「就業場所」に「<受動喫煙対策あり>屋内原則禁煙(喫煙専用室設置)」などと記載する必要があります。

 

人材紹介会社の対応とは?

 

人材紹介会社でも、受動喫煙防止に関して記述のある求人を紹介することが求められます。

具体的に人材紹介会社が行うべきことという点では、求人を公開する際には受動喫煙対策について記述されているか必ず確認を行う必要があります。

 

例えば、人材紹介会社の営業担当の方が新規の求人を獲得したとします。

基幹システムで求人を管理している場合、担当者が獲得した新規の求人情報を登録することになるでしょう。

そのときに考慮すべき点は、受動喫煙防止措置の項目への入力が漏れてしまうということです。

その後入力漏れの状態が続いてしまい、求人が公開されてしまうという事態を防ぐ必要があります。

 

このチェックを行うための方法として2つの方法が考えられます。1つは基幹システムの必須制御機能を使うこと、もう1つはRPAを使う方法です。

まず、基幹システムの必須制御機能は、基幹システム上の項目で受動喫煙防止措置に関しての記入を必須にするというものです。

必須項目にすることで、記入が漏れた状態で登録しようとしても登録ができず、記入を促すメッセージが表示されるようになるでしょう。

その結果、登録した求人に記入漏れがない状況を作り出すことができるのです。

 

RPAで受動喫煙防止措置の記載をチェック

基幹システムの機能以外で受動喫煙防止措置のチェックを行う方法として挙げられるのが、RPAの活用です。

人材会社のオペレーションの実態に合わせた形で、必須項目チェックをすることができる点から今回RPAをご紹介します。

なぜ、オペレーションの実態に合わせる必要があるのでしょうか。

求人情報の登録の際、一律に受動喫煙防止措置について必須項目にすると、仮で情報を登録したいケースや高い緊急性をもって登録したい場合に、登録が滞ってしまうでしょう。

求人のフェーズやステータスによって必須項目チェックをするかしないか、分けることができれば、適切なタイミングで必須制御をかけることができるのです。

 

参考として、RPAがどのようにチェックを行うのか簡単な流れをご紹介します。

RPAが定期的に基幹システムにログイン

求人の登録日や更新日にもとに、新しく登録した求人を検索

新着求人情報の受動喫煙防止措置の項目が空白になっていないかチェック

もし空白の場合、以下の対応を行う

・その求人情報で受動喫煙防止措置の記入漏れがある旨の通知メールを関係者に行う

・求人情報に「記入漏れあり」などと記録

 

RPAを活用することで、もし受動喫煙防止措置の記載に漏れがあったとしても、すぐに対応ができます

そして、受動喫煙防止措置について記載のある求人のみ紹介を行う状態を作り出すことができます。

 

この記事は、弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」での導入事例を基に作成しています。

今回ご紹介した、受動喫煙防止措置に関する記載チェックはもちろん、人材業界で定型業務の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

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