RPA|コラム

10.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(KPI集計編)

●KPI達成度の集計・分析業務

組織やチームで設定した目標を達成するために欠かせない「KPI(key performance indicator)」。
企業にとってKPIの達成度を把握することは、人材業界に限らず重要なことです。 

そのため、専任の担当者が、KPIの達成度を定期的に測定し、レポートにまとめるケースが多いのではないでしょうか。
そして、重要な業務ゆえ、データの集計・分析に時間をかけているケースも多いのではないでしょうか。

大量のデータを扱う場合、元となるデータを抽出するだけでも時間がかかり、さらにそれを集計・分析しExcelでレポートにまとめるとなると、業務としても結構なボリュームになります。



<人材業界におけるKPI集計の例>
●基幹システムから登録者の面談回数・進捗データなどを抽出し、レポート化する
●求人媒体からデータをコピペして、媒体ごとのスカウト回数とエントリー数をまとめてレポート化する
●Google アナリティクスからデータを抽出して、自社メディアのアクセス解析レポートを作成する

人手でこれらの業務を行う場合、作業時間や作業頻度などの側面において不都合が発生する場合もあります。

例えば、前週分の数字をまとめて週次レポートを作成する場合、「月曜朝一でレポート作成に着手し、まとめ上がるのを待たないと、次のアクションプランが策定できない」というケースがあるかと思います。

また、「データの抽出と集計に時間がかかりすぎるため、月次ペースでないとレポートが作成できない」というケースもあるかもしれません。

<RPAで実現すること>
基幹システムやGoogleアナリティクスなどの分析ツールから、必要なデータを抽出し、あらかじめ定められたフォーマットに従ってレポートをまとめる場合、RPAが業務を代行することができます。

RPA化することで業務はどう変わるでしょうか。

●ロボットが深夜に稼働し、朝出社するとレポートが関係者に配信されている。朝イチでアクションプランの策定が可能になる

●定量的な数字の変化を「表&グラフ化する作業」はRPAにまかせ、「要因分析や定性的な分析」だけ人間が行う

●時間がかかるため「月次」や「週次」でしか作成できなかったレポートを、「日次」で作成できるようになる


いかがでしょうか。
「機械的に処理できることはRPAに任せ、本来注力すべき分析やアクションプランの策定を人間が行う」
このように明確に業務を切り分けることで、KPIの達成度分析は格段に効率化できます。

ロボットですので、集計ミスや転記ミスも発生しません。
正確な数字の把握が可能になります。

弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」は『人材業界(人材紹介・人材派遣)』に特化してご提供しています。
人材業界でKPI集計の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

●まとめ:「KPI集計」RPAでこんなに変わる

RPA導入前

●利用システムからデータを抽出し、集計する手間が毎回かかる
●担当者の処理が終わるまで待つ必要がある。
ロボット社員なら!
「システムからデータ抽出」→「自動集計」→「KPI集計表に加工」を自動化
効果あり!

●夜中に稼働させてレポートを作成し、関係者に配信すれば朝イチで数字の把握ができる
●データの抽出や集計はロボットに任せて、人間は分析やアクションプランの策定に時間が割ける
●一度設定すれば自動化されるので、月次・週次でしか作成できなかったレポートを日次で見ることも可能になる




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