RPA|コラム

21.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(入社確認メール配信)

●入社日に出社を確認するメールを配信する
人材業界(人材紹介)の定型業務の1つに、求職者の採用が決定し入社日を迎えると、求人企業の人事担当者に「求職者が出社したかどうか」を確認する業務があります。

確実に入社したことを確認した上で、請求処理などの事務処理に進む必要があるからです。

この定型業務は、案件が成立するたびに発生します。
人材会社の多くは基幹システムで「入社日」を管理し、入社日になると、営業担当者が求人企業の人事担当者あてに問合せメールを送信し、確認されているのではないでしょうか。

確認漏れを防止するために、管理サイドの担当者やアシスタントが営業担当者をフォローするケースもあるかもしれません。
しかし、いずれも人手に頼ってしまう以上、工数がかかりミスも発生するリスクがあります。

この作業にRPAを導入すると業務は下記のように変わります。

『基幹システムで管理している「入社日」になると、ロボットが人事担当者あてに確認メールを自動で作成し配信』

さらにRPA化することで下記のメリットが得られます。

1.営業担当者が外出していてもロボットが確実にメールを配信する
2.スケジュール管理やメールを作成&配信する工数を削減できる
3.確認ミスがなくなる

メールを配信するところまではRPAが代行しますので、営業担当者は人事担当者からの返信メールをチェックし、必要なフォローを行えば良いことになります。

いかがでしょうか?
事務処理をロボットが代行することで、営業担当者は本来の営業活動に注力することができます。

弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」は『人材業界(人材紹介・人材派遣)』に特化してご提供しています。

人材業界で定型業務の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

●まとめ:「入社確認メール配信」RPAでこんなに変わる

RPA導入前

基幹システムで「入社日」を管理し、求職者の入社日になると求人企業の人事担当者あてに問合せメールを作成&送信する
ロボット社員なら!
基幹システムで管理している「入社日」に、ロボットが人事担当者あてに確認メールを自動で作成し配信
効果あり!
●営業担当者が外出していてもロボットが確実にメールを配信する
●スケジュール管理やメールを作成&配信する工数を削減でき配信漏れがなくなる



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