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22.人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(請求書発行)

人材業界に限らず、どの企業でも行う定型業務といえば「請求書発行」です。
Excelで1件1件請求書を作成し送付する場合、時間もかかり大変です。
何より、ミスが許されない業務なので、入念にチェックするのにも非常に時間がかかります。

▼請求書の作成
「請求先会社名」「担当者氏名」「請求項目」「金額」「求職者の氏名」「日付」「宛名」などの項目を1つ1つ入力し、最後に誤りがないかチェック

▼請求書の送付
<メールで送付する場合>
請求書にPWを設定し先方の担当者あてにメール送信、PW通知メールも併せて送信
「メールの宛先ミス」や「PW設定ミス」がないかチェック

<郵送する場合>
請求書や宛先を印刷し「宛先ミス」や「請求書の取り違え」がないかチェック&封入

請求書発行は重要な業務ですが、1社1社チェックしながらの請求書作成は、煩雑になる上ミスを引き起こしやすくなります。
しかし、請求書発行は、ルールが明確な定型業務ですのでRPA化に向いている業務と言えます。





請求書の作成と発行をRPA化すると下記のようになります。

●請求書を自動作成&メールで自動送信
請求書発行日に、クライアント企業別に請求書を自動で作成し、PW付きファイルに変換してメールで送信します。
追って、PW通知メールを自動で送付することができます。
請求書の内容はもちろん、PWや配信先など、どれを取ってもミスの許されない請求書関連業務を正確に自動化できます。

●請求書を自動作成&プリント
請求書を郵送する場合、請求書作成に加えて印刷までを自動で行うことができます。
宛名シールの作成&印刷も可能です。

さらに、クライアント企業の要望に応じて、請求書の表示内容を変えることも可能です。
【例】
・求職者氏名の「表示/非表示」
・請求項目を「指定表記に変更」
このような細かな設定もRPAで自動化することができます。

弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」は『人材業界(人材紹介・人材派遣)』に特化してご提供しています。

人材業界で定型業務の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

●まとめ:「請求書発行」RPAでこんなに変わる

RPA導入前

●1社1社表示項目をチェックしながら請求書作成を行う。時間もかかりミスも起こりやすい
ロボット社員なら!
●請求書発行日に、クライアント企業別に請求書を自動で作成
●PW付きメールで自動配信可能
●郵送の場合は自動で印刷、宛名印刷も可能
効果あり!
●ミスが絶対に許されない業務で入力ミスや宛先ミス、PWミスなどが防止できる
●請求書発行にかかわる業務の大部分をロボットが代行してくれる

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