RPA|コラム

人材業界の定型業務はRPAでこんなに変わる(ATS求人情報の基幹システム登録)

採用担当者の負担軽減のために導入されている「ATS(Applicant Tracking System:採用管理システム)」。
クライアント企業で「ATS」を導入している場合、人材会社ではATS内にある「求人情報」を自社の基幹システムに取り込むことで、一元管理することが可能になります。

ATSの情報が基幹システムに登録されていないと、マッチング漏れが発生してしまうため、防ぐためには2つのシステムの間を行き来しながら、必要な情報を登録・管理することになります。
しかし、どうしても作業が煩雑になってしまいがちです。

【例1】求人情報とステイタスをタイムリーにチェックする
まず、各クライアント企業に、現在どのような求人があるのかを知るためには、ATSを定期的チェックする必要があります。
さらに、その求人がどのようなステイタスにあるのかをタイムリーに把握する事も必要です。
もし求人がクローズしていても、知らずにそのまま登録者フォローを続けてしまうといったリスクがあるからです。

【例2】ATSから基幹システムへ求人情報を取り込む
クライアント企業の求人情報がある場合、その情報を基幹システムに取り込みます。
しかし、各クライアント企業で導入しているATSは異なるため、システムによって「フォーマット」も「項目」も異なります。
また、同じATSでも、クライアント企業ごとに「フォーマット」「項目」が異なる場合が多々あります。

これらを自社基幹システムの「フォーマット」や「項目」とすり合わせ、適切な項目にコピー&ペーストで登録していくのは、時間や工数がかかる上、どうしてもミスが発生しやすくなります。



これらの課題はRPAで解決することができます。

【例1の場合】求人情報とそのステイタスを自動で管理
ATSにロボットが定期的にログインし、求人情報とそのステイタスをチェックします。
クローズ求人がある場合は、基幹システムの同一求人をクローズし、必要に応じて社内関係者に告知メールを自動配信することも可能です。
「求人がクローズされていたことに気づかず、登録者の応募承諾を取りに行く」などどいった営業活動のロスを防止できます。

【例2の場合】基幹システムへ求人情報を自動登録
弊社では、項目のマッピング表を作成し、ATS上の項目が基幹システムではどの項目なのかを紐づけることで、基幹システムへの自動登録を可能にします。
手作業で発生する時間を削減でき、コピー&ペーストのミスも防止できます。

弊社の人材業界特化クラウド型RPAソリューション「SF-ロボット社員サービス」は『人材業界(人材紹介・人材派遣)』に特化してご提供しています。

人材業界で定型業務の自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。

●まとめ:「ATS求人情報の基幹システム登録」RPAでこんなに変わる

RPA導入前

●フォーマットや項目が異なるデータを目視で確認し、コピー&ペーストで1件1件登録する。時間がかかりミスも起こりやすい
●求人のクローズ情報をタイムリーに把握するのが困難
ロボット社員なら!
●ATS上に異なる「フォーマット」や「項目」があっても、自動で基幹システムに登録可能
●自動でATS上の求人クローズ情報をチェックし、基幹システムに登録可能
効果あり!
●作業時間を短縮でき、登録ミスがなくなる
●求人クローズ情報が常に把握でき、営業活動のロスがなくなる




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