人材紹介業界|RPA|コラム

【RPAで必須項目チェック】活用法やメリットをご紹介

 

人材紹介会社の方のなかには、「基幹システム上での情報入力の際、項目記入の抜け漏れのチェックを効率的にできたら」と考えている方もいらっしゃるでしょう。

情報入力の抜け漏れのチェックは一般的に「必須項目チェック」と呼ばれます。

実はこの必須項目チェック、RPAが得意とするところでもあるのです。

 

必須項目チェックとは?

必須項目とは、基幹システム上で、例えば求人情報や求職者の情報を入力する際、入力漏れがあってはならない項目のことを指しています。

その必須項目に「確かに漏れがないか」確認するのが必須項目チェックです。

チェックの結果、抜け漏れがあった場合は担当者に記入や修正を促すことになるでしょう。

 

具体的に人材紹介会社ではどのような用途で使うのか?

例えば、以下をチェックする企業もあるでしょう。

・マッチングの精度を担保するために、求人情報において「業種」「職種」「勤務地」などの項目が必ず記入されているか

・求人情報における受動喫煙防止措置の項目(法令の関係上)

・求職管理簿、求人管理簿、手数料管理簿などの提出の際に必要な項目が必ず記入されているか

 

その他、法令順守の関係上必要な項目、KPI集計の際に必ず必要な項目、管理・マネジメント上必要な項目が挙げられます。

 

 

なぜRPAで必須項目チェックを行うのか?

RPAでは、人材会社のオペレーションの実態に合わせた形で、必須項目チェックをすることができます。

人材会社に業務においては、仮で情報を登録したいケースや高い緊急性をもって登録したい場合もあると思います。

その際に、必ず記入してほしい項目を一律に必須項目にしてしまうと、登録ができず業務が滞ってしまうこともあるのではないでしょうか。

 

一方、RPAでは求人・求職者のフェーズやステータスによって、必須項目チェックをするかしないか分けることもできます

例えば、エントリーした求職者との面談調整やJOB打診、企業側への推薦を取り急ぎ行うために、仮で求職者を登録することもあるでしょう。

この段階では必須チェックは行わず、以降進捗があった段階で必須チェックをかけるという制御も可能です。

 

 

RPAでの必須項目チェックの流れ

 

以下が簡単な流れです。

1) チェック対象となるリスト(求人情報や求職者の情報)を検索

 例えば更新時間ステータスをかけ合わせての検索が考えられます。具体的には以下の内容です。

 ・新着または更新のあった求人や求職者の情報→更新時間に基づいて検索する

 (例えば、RPAが稼働する当日に更新のあったものなど)

 ・特定のステータスやフェーズにある求人や求職者を検索する

 

2) チェック対象のリストに1件ずつアクセス

3) 必須項目をチェック

 

4) 記入漏れの場合

 以下の2パターンの方法が考えられます。

 ① その求人情報などに「記入漏れあり」などと記録を残す

 →記録を残すことで、チェック後に基幹システムで「記入漏れあり」と記録されているものを検索し、一括で担当者が修正を行うことができます。

 ② 関係者に対し、通知メールを送る

 →記入漏れのあった求人情報や求職者がわかるような形で通知メールを送り、関係者に対し記入漏れの修正を促す(具体的には求人の場合、会社名やURLや担当者などの内容を添える)

 

 

必須項目チェックの頻度

例えば毎日1回、業務が終了した時間帯に必須項目チェックを行い、完了しておくというのが考えられます。

もちろん、RPAは24時間動きますから「月に1回」や反対に「30分に1回」の短い頻度など、柔軟に行うことができます。

 

 

RPAでの必須項目チェックの注意事項 

空白かどうか、もしくは特定の文字が含まれているかなど、必須項目チェックはあくまでルールに基づいたものとなります。

そのため例えば、ある項目に対して「想定通りの内容の文章が記載されているか」などをRPAで判定を行うことは難しいです。

上記の点に注意すれば、必須項目チェックを担当者の負担なく、確実にできるようになるでしょう。

 

この記事は弊社のRPA導入事例を基に「必須項目チェック」に特に注目しました。

もちろん実際に導入するとなった場合、チェックする項目や使用する基幹システムなどは企業により異なってくるでしょう。

そのため「自社で使っている基幹システムでは必須項目チェックは可能なのか?」など疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

必須項目チェックなどの自動化をご検討なら、ぜひノウハウと経験が豊富な弊社にご相談ください。人材業界に特化した弊社担当者が疑問などお答えいたします。

 

 

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