RPA|コラム

【メリットは2つ】人材会社のKPI集計をRPAで行うべき理由

今回のテーマは人材業界のKPIとRPAです。具体的には以下の2点についてお伝えします。

 ・人材会社でのKPI集計作業を人手に頼る問題点

 ・RPAを使ってスピーディーかつ正確にKPI集計ができる

 

人材会社におけるKPI

 

組織やチームで設定した目標を達成するために欠かせない「KPI(key performance indicator)」。

KPIの達成度を把握することは、人材業界に限らず重要なことです。

 

特に人材会社で集計しているKPIの例として、以下のようなものがあると思います。

・基幹システム上の決定数・面接数・書類推薦数・求人打診数・面談数・企業/求人開拓数など

・求人媒体でのスカウト返信数や返信率

・自社WEBサイトのWEBアクセス解析

・広告媒体の効果測定

 

人手でKPI集計を行う際の問題点

KPI集計が非常に重要な業務ゆえに、一定の時間や人員を割いて行っていると思います。

ところが、KPI集計が下記のような状況になることもあるのではないでしょうか。

1. KPIの確認がリアルタイムにできない

2. 集計ミスが起こってしまう

 

1.KPIの集計がリアルタイムにできない

まず、1について具体的に説明します。

KPIの集計には時間がかかるため、

「朝出社したタイミングで前日までのKPIを確認したいが、集計作業に時間がかかってしまうため、午後のチェックになってしまう。」

もしくは、

「本来であれば日次でチェックしたいKPIがあるが、集計作業が大変なため、週次の集計になってしまっている。」

ということもあるのではないでしょうか。

もしKPIの把握がリアルタイムにできていないと、課題の発見ができず、改善施策の実行が手遅れになってしまう可能性もあるでしょう。

 

2.集計ミスが起きてしまう

さまざまな作業(転記や加工や集計など)を大量に行うと、どうしてもミスが発生してしまいます。

KPIの集計結果にミスがないか確認し、場合によっては修正などするとさらに時間がかかってしまうことも考えられます。

 

このようにKPI集計はスピーディーかつ正確に行えることが理想的な一方で、現実には難しい場合も多いです。

 

なぜ、KPIの集計作業をリアルタイムかつミスなく行うのが難しいのでしょうか。

確かに一つ一つのKPI集計業務は難易度の高い、もしくは時間のかかるものではないかもしれません。

しかし「高頻度」で「さまざま」なKPIを集計するとなると、ミスが起こりますし、膨大な時間がかかります。

 

作業の例として今回は以下を紹介します。

例1)広告媒体の費用対効果の測定

広告媒体の費用対効果のKPIとしてエリアごとの集客数などを集計する場合、毎日、広告媒体にログインしエリアごとのコストを集計する必要があります。

例2)スカウト媒体でのスカウト送信数・返信数のKPI集計

コンサルタントごとのスカウト送信数と返信数をコピー&ペーストしエクセルに貼り付けるといったことを都度都度行う場合もあるでしょう。

例3)基幹システム上の数値の集計

基幹システム上の求職者数、企業、求人数、選考プロセス、売上数字のの情報集計、もしくは各データをCSVで出力し、レポートの形にするなどの作業が存在します。

 

上記以外にもさまざまなKPIを集計するとなると、膨大な工数がかかってしまうことがわかると思います。

 

RPAでミスなくスピーディーにKPI集計できる理由

 

KPI集計の課題として、作業に時間がかかるうえにミスが出てしまうことを挙げました。

一方、RPAならスピーディーかつ正確にKPI集計を行うことができます。

ルールに基づいてデータの抽出や加工を行うことはRPAが得意とすることの一つだからです。

 

具体的には以下のようなメリットがあります。

1. ミス防止

RPAは決められたルール通りに動くので、集計時のコピー&ペーストやデータ加工などでミスが起こることはありません。

また人の場合、大量の作業により集中力が落ち、ミスが増えることもありますが、RPAでは大量の作業をミスなくこなすことができます。

 

2. スピード確保

なぜ、RPAでスピードの確保ができるかというと、RPAは稼働時間の制限がなく、24時間働くことができるからです。

その結果、通常よりも早く集計を行うことができます。

 

ミスなく、リアルタイムにKPI集計ができると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

例えば、RPAが夜中にKPI集計作業を行うことで、翌朝すぐに前日のKPIを確認することもできてしまいます。

リアルタイムに正確なKPIを把握できれば、その分早く改善の施策を打つことができますし、より多くのPDCAサイクルを回すことができるというのがRPAの効果なのです。

これにより、人はKPIの分析や改善アクションプランの立案・実行により集中することができるようになるでしょう。

 

しかしながら、「本当に自社で行っているKPI集計を自動化できるのか?」と思う方もいるのではないでしょうか。

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