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【導入事例】ヒューマン・アソシエイツ・ホールディングス株式会社様「人材紹介事業の業務改革の一環でRPAを導入!スモールスタートで徐々に業務を拡大」

 

ヒューマン・アソシエイツ・ホールディングス株式会社
https://www.humanassociates.com/
業務部 業務部長 小平 優子様
業務部 大宮 拓也様

人材紹介事業を3つの切り口で運営
―御社の事業内容について教えてください
小平:ヒューマン・アソシエイツグループの人材紹介事業は「グローバル」「エグゼクティブ層」「ミドルマネジメント層」の3つの切り口で運営しています。
今回は人材紹介事業会社3社の中でも、ミドルマネジメント層を外部媒体で多く集客しているA・ヒューマンで、RPAを導入しました。


事業規模が拡大しても業務の進め方が以前のままだった 
―RPAを導入する前の業務の状況と、課題について教えてください。
小平:A・ヒューマンのコンサルタントは、以前は十数名規模だったのですが、今では四十名規模まで増えています。
規模が変わっているにも関わらず、以前より習慣的に行っていた業務の進め方がそのままになっていました。
人手を介して行う業務も多く、もっとシステマチックに業務改革ができないか、という課題を持っていました。

例えば、各求人サイトからエントリーがあった場合、ターゲット人材の情報をいち早くコンサルタントに届けなければなりません
残念ながら全エントリーがターゲット人材ではないのですが、これまでは全エントリーに優先順位をつけることなく「登録者情報」「求人情報番号」「掲載媒体情報」を紐づけて基幹システムに登録し、コンサルタントに情報を渡していました。

非常に重要な業務ですが、長期休暇明けは件数も多くなり、処理するのに時間がかかりました。
有効エントリー者への対応が遅くなっていましたし、残業時間も大幅に伸びることがあったんです。
スピード感も重要ですから、これは何とかしたいと思っていました。


業務改革にはRPA導入が必須になるだろうと思っていた
―導入検討するきっかけは何ですか?
小平:もともと他社人材紹介会社でRPAが導入されている事は知っていたので、必要性は感じていました。
業務改革しようと思ったらRPA導入が必須になるだろうとも考えていました。
年末年始休暇明けの非常に多忙な状況を見ていたので「RPAを導入してゴールデンウィーク明けの業務を変えたい」と思いました。

そこで、ベンダー選定に入ろうとしていた時に、タイミング良く御社からメールが届いたんです。
RPAを提供している企業はたくさんありますが、必ずしも人材業界に詳しいとは限りません。
人材業界に特化している御社であれば、業務を一から説明しなくても理解してもらえそうだなと思いました。


業務部 業務部長 小平 優子様

―何製品比較しましたか?どのような要件で選定しましたか?
小平:RPA製品の選定に数か月かけるような時間的余裕もなかったので、他社は検討しませんでした。

御社は人材業界特化型でRPAを提供しているので、業務を理解してもらうのにかかる時間が省けるのもありがたかったです。
業務説明はほとんど必要なかったです。すべて分かっていらっしゃいましたね(笑)。
初めてお会いした時に「これはすぐに導入できそうだな、私たちの悩みを解決してくれそうだな」と思いました。

また、御社の場合は初期費用や月額費用がリーズナブルで、最初から高額なコストがかからなかったので、導入に対する抵抗感があまりなかったというのも、もう1つの理由ですね。

業務部 大宮 拓也様

スモールスタートでRPAを導入し、本命業務へ利用を拡大
―どのような業務にRPAを導入しましたか?
小平:先にお話しした「登録者情報」「求人情報番号」「掲載媒体情報」を紐づけて基幹システムに登録する、という業務を自動化したかったのですが、この業務は非常に重要で肝の部分でもあったので、最初にRPA化することには不安がありました。
そこで、まずはスモールスタートで「求人情報更新業務」を自動化することにしました

大宮:外部サイトに掲載されている求人情報には掲載期限が設定されていて、その期限が来ると掲載が取り下げられます。
まだ掲載しておきたい求人情報が非掲載になると、求職者様に見ていただけなくなり、機会ロスにつながってしまいます。
そのため、非掲載となった求人情報を再掲載する作業を、人手で週に2回行っていました。1回あたり1時間くらいかかる作業でした。
まずは、その作業にRPAを導入することになりました。

―導入効果はいかがでしたか?
小平:業務が完全に自動化されて、人の手を離れました。週二回だった更新も毎日できるようになりました。
しかも、夜中のうちに更新できるようになったので、朝の通勤時間に求人情報をチェックする方にもしっかり情報を見ていただけるようになりました。
以前は情報が掲載されなくなってしまう時間がどうしてもできていたので、機会ロスもなくなったと思います。

―スモールスタートでRPAを試されてから、いよいよ本命の業務に導入されたわけですね?
小平:そうなんです。
更新業務がうまく自動化できたので、いよいよ「求人情報」「登録者情報」「掲載媒体」の3つの情報を紐づけて基幹システムに登録する業務を自動化することになりました。
全体の業務の順番を見直して、機械的に紐づけする処理をRPAで先に行うことにしました。

―効果はいかがでしたか?
小平:RPA化してから午前中には処理が終わるようになり、情報をコンサルタントに早く渡せるようになりました
他の必要な情報の入力は、コンサルタントが優先順位を付けた後で取りかかれるので、全ての情報をいち早く登録しなければいけなかった時と比べて、現場の心理的な負担が軽減しました。

―RPA導入時にご苦労された事はありましたか?
小平:分かっていた事ではありますが「エラーが出て止まってしまう」という事がありました。
でも、指示書の内容次第では防げたエラーだということが分かったので、逆に「指示書はここまでしっかり書かないといけない」というのが、初期段階で分かりました。

また、外的要因で、使用するシステムやサイトの仕様変更で止まってしまうというのもありますが、RPAを利用する上では、仕方のない事ですよね。

他には、業務を自動化する上で、どの求人サイトでもRPAを利用できるのが理想なのですが、規約の問題で利用できないケースもあるため、RPAが利用できたら随分と負荷が軽減するのになと残念に思っています。

業務中の「ほんのひと手間」も集まれば膨大な時間に
RPA化できる業務を日々模索

―RPAを導入されて他に効果はありましたか?
小平:全体で見るとまだ業務改革は始まったばかりで、社内で努力することが必要だと感じています。
RPAは導入しましたが、さらに別軸で業務改革を進めていく事が重要だと思っています。

その一方で、これまでは「今までどおりの業務を、流れ作業的にこなしていけば良い」という意識だったのが、RPAを導入してからは「アナログな処理や待ち時間が発生する業務はムダ」という視点が生まれて意識が変わったと思います。

大宮:一つ一つの業務の中では「ほんのひと手間」でも、集まれば膨大な量になり時間もかかります。
細かい業務でも「RPA化できないかな?」と考えるようになりました。
エントリー者が100人でも1000人でも同じ時間で業務をこなせるようになる、というのが最終目標ですね。

―今後、RPA化したい業務はありますか?
小平:営業活動の指標として求人媒体の利用状況についてKPI管理をしたいと思っています。
元となるデータが非常に重く、ダウンロードするだけでも長い待ち時間が発生し、パソコンが固まってしまうことがあります。
限られた業務時間内のロスをなくすために、夜中にロボットにデータをダウンロードしてもらうだけでも全然違うと思います。
出勤してすぐにデータ作成に取り組めると思うので、RPAを取り入れながらKPI管理をしていきたいと思います。

―最後に弊社へのご期待などあればお聞かせください
小平:御社のご対応は完璧です(笑)。いつも二手三手先の回答をしてくださるのでとても助かっています。
今後も弊社のパートナーとして頼りにしています。

<導入事例>
◆ヒューマン・アソシエイツ・ホールディングス株式会社様
株式会社リクルートエグゼクティブエージェント様
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株式会社MS-Japan様
株式会社ネオキャリア様
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