【導入事例】株式会社Cloud Link様「ITエンジニア特化のスカウト業務をRPAで自動化！確実な配信で成約数159%にアップ」

Category: 人材紹介業界｜RPA｜導入事例　
Date: 2021.08.20

株式会社Cloud Link
https://www.cloud-link.info/
IT人材紹介事業部　事業責任者
片山 一希様

ITエンジニアが自身のスキルを一番生かせる転職を支援
―御社の事業内容について教えてください
片山：35歳～45歳くらいのITエンジニアの方に、ご自身のスキルを一番生かせるような環境で仕事をしていただけるよう、転職支援を行っています。

ご自身の強みを最大に生かせる環境こそが、ご本人にとっても企業様にとっても最良の選択であり、引いては日本の技術力全体の向上につながっていく、という信念をもって業務に取り組んでおります。


求職者・企業担当者との十分なコミュニケーション時間を確保したい
―RPAを導入する前の業務の状況とその時お持ちだった課題について教えてください
片山：RPA導入前は、スカウト担当者2名と営業4名体制で、一日1名あたり約2時間かけてスカウト業務を行っていました。
しかし、スカウト業務に時間がかかりすぎて、求職者様や企業様とのコミュニケーションを取る時間が確保できないという課題がありました。

求職者様や企業様と密なコミュニケーションを取ることが、我々にとっては非常に重要なのですが、スカウト業務に時間がとられてしまい、どちらも中途半端になってしまうことが問題でした。

また、担当者がスカウトを行うと、個人の裁量でスカウトを打つ打たないを決めてしまうこともあるため、本来打つべき求職者の方に打てない場合も出てきます。
スカウト業務が属人的になりムラが出てしまうデメリットもありました。

スカウト業務時間を短縮するためにRPAを導入
―RPAの導入を検討するきっかけについて教えてください。
片山：「スカウト業務にかかる時間を短縮したい」という課題を解決するためにRPAを導入することになりました。
スカウトを打ちたい求職者様に本当に正確に打てるのか、という導入前の不安はありました。

―弊社のRPAを選定していただいた理由について教えてください。
片山：RPAは御社を含めて3製品検討しました。
「料金」「運用方法」「スカウトの送信スピード」の3条件で御社に決定しました。
自社運用も検討しましたが、複雑な設定を自社でやるとなると、その分時間がかかってしまいます。 RPA導入の目的は「時短」なのに本来の目的からずれてしまいます。
その点、御社のサービスは設定をアウトソーシングでお任せできるのが良かったです。

導入は社内にRPAに詳しいエンジニアがいないので、 御社の担当者さんと相談しながら進めていきました。
サポートも非常に手厚く、導入を決めて1か月後には稼働していたのでスムーズに進めることができたと思います。
また、条件設定は随時変更できますし、依頼してから実行までのスピード感にも満足しています。

2媒体でのスカウト業務を2台のロボットで自動化
―RPAを導入された後、スカウト業務はどのように変わりましたか？
片山：2媒体でのスカウト業務を2台のロボットで自動化しました。
驚くほど思い通りにスカウトが打てています。

2週間に1回設定を見直し、求職者が多い媒体を注力媒体としてRPAの活用配分を決めています。
媒体によって設定できる条件が異なるため少し手間はかかりますが、売上目標から算出されたスカウトの目標数を満たすように条件設定を変えています。

RPAだけで配信目標に届かない場合は、不足分のスカウトを営業が手作業で打っていますが、かかる時間は1人あたり1日30分程度なので、以前と比べて大幅に短縮できています。
RPAと営業でどのスカウトを打つかを明確に分担し、優先度の高い案件はRPAでしっかり網羅していくという方法が弊社には合っているようです。

―スカウトの精度をあげるために何か工夫はされていますか？
片山：弊社はITエンジニア特化ですが、「職種」と「求職者様の経験」をメインの軸として約40以上の条件設定をしています。
また、開封率や返信率をあげるために1通につき1～3求人のご案内をするようにしています。
RPAは8時から22時までスカウトを打ち続けますが、お昼休みや通勤時間の反応が良いようです。

たまにターゲット外の方からのご応募もありますが、RPAの設定条件の問題というよりも、求職者様がご自身のキャリアと異なる求人にエントリーされているケースが多いようです。
今まで手が回り切れていなかった求職者様にもスカウトをしっかり打てるようになったことの方が、成果として評価できると思います。

スカウト配信数303%、成約数159%に伸長！コミュニケーション業務の質も向上！
―RPAの導入成果はいかがですか？
片山：スカウト送信数は導入前と比較すると、1台導入で183%にアップし、2台目を追加して303%にまで伸びました。 返信数も同等の伸長率で、成約数は159%にまで伸長しました。 想定以上の成果を上げています。

―コスト削減効果はありましたか？
片山：RPA導入前はスカウト業務を担当者の採用も検討していましたが、その必要がなくなったため、採用コストや人件費が削減できました。
また営業がこれまでスカウト業務にかけていた「約1時間半」の時間を他業務に回せるようになったので、その分のコストも削減できています。

―スカウト業務を自動化したことで他業務への影響はありましたか？
片山：営業がスカウト業務にかけていた分の時間が短縮されたことで、転職者様と企業様とのコミュニケーションの時間が多く取れるようになりました。

人と人との関係性を強くするためには「いかに接触する機会と多くの時間を確保するか」が重要な要素だと考えます。
RPAの導入で、その時間が確保できるようになりコミュニケーションの質を高められるようになったのは大きな成果です。
成約数アップの一助にもなったと思います。

―今後、RPA化したい業務はありますか？
片山：現在面談の日程調整をメールで行っていますが、自動化できるととても便利になると思います。
RPAで自動化できる業務はRPAに任せて、担当者は求職者の方へのアドバイスなどコミュニケーションが必要な業務に集中できるようになるのが理想的だと思います。